Oznaczenie DI pojawia się wtedy, gdy sam numer faktury nie opisuje jeszcze całego dokumentu w nowej ewidencji JPK_VAT z deklaracją. Przy obecnych zasadach KSeF część zapisów trafia do pola NrKSeF, część do OFF lub BFK, a DI zostaje dla przypadków, które nie mieszczą się w tych trzech kategoriach. To właśnie dlatego jeden skrót potrafi wywołać więcej pytań niż cała faktura.
DI porządkuje dokumenty bez numeru KSeF i bez zwykłej faktury
- NrKSeF stosuje się, gdy faktura ma już numer KSeF w dniu złożenia ewidencji, także po stronie sprzedaży i zakupu.
- OFF dotyczy faktury z awarii KSeF, która na dzień złożenia JPK nie ma jeszcze numeru identyfikującego.
- BFK obejmuje faktury elektroniczne i papierowe wystawione poza KSeF, w tym dokumenty konsumenckie i część faktur z awarii całkowitej.
- DI obejmuje dowody inne niż faktura oraz część faktur z trybu offline24 lub niedostępności systemu bez numeru KSeF.
- DI dla offline24 i niedostępności systemu wymaga późniejszej korekty, gdy numer KSeF zostanie już nadany.
Co oznacza DI w JPK_VAT z deklaracją?
DI oznacza dowód inny niż faktura w węźle KSeF ewidencji JPK_VAT. W praktyce chodzi o dokument, którego nie da się opisać samym numerem KSeF ani standardowym oznaczeniem OFF lub BFK. Takie ujęcie wprost wynika z aktualnej broszury Ministerstwa Finansów do JPK_VAT z deklaracją, a cały układ nowych struktur opisują struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3).
Najprościej myśleć o DI jako o znaczniku porządkującym dokumenty na styku księgowości i KSeF. Nie jest to osobny rodzaj faktury, tylko sposób wskazania, że dokument nie pasuje do standardowego schematu numeru KSeF. Według broszury MF DI obejmuje też sytuacje, w których dokument nie jest fakturą, ale w ewidencji trzeba go mimo wszystko prawidłowo wykazać.
Zapamiętaj: DI nie zastępuje numeru KSeF. To oznaczenie działa dopiero wtedy, gdy dokument nie ma jeszcze numeru albo w ogóle nie jest zwykłą fakturą w logice KSeF.
To rozróżnienie ma znaczenie szczególnie w firmach, które wystawiają wiele dokumentów dziennie i rozliczają VAT równolegle po stronie sprzedaży oraz zakupu. Jedno błędne przypisanie potrafi zablokować zgodność całego pliku, zwłaszcza gdy dokument przeszedł przez tryb offline24 albo został wystawiony w czasie niedostępności systemu. Właśnie dlatego DI trzeba czytać razem z pozostałymi oznaczeniami KSeF, a nie osobno.
Przeczytaj również: Jak poprawnie wypełnić fakturę VAT? Praktyczny poradnik krok po kroku
Kiedy wybrać DI, a kiedy OFF, BFK lub NrKSeF?
DI wybiera się dopiero po odrzuceniu NrKSeF, OFF i BFK. To dobra kolejność pracy, bo każde z tych oznaczeń opisuje inny stan dokumentu. Gdy faktura ma numer KSeF w dniu złożenia ewidencji, stosuje się NrKSeF; gdy jest to faktura z awarii KSeF bez numeru, stosuje się OFF; gdy dokument wystawiono poza KSeF, wchodzi BFK; a DI zostaje dla innych dowodów oraz szczególnych przypadków bez numeru.
| Oznaczenie | Co obejmuje | Kiedy je stosujesz | Czy później korygujesz |
|---|---|---|---|
| NrKSeF | Fakturę, która ma nadany numer KSeF | Gdy numer istnieje już w dniu złożenia JPK | Nie, jeśli numer jest prawidłowo wykazany |
| OFF | Fakturę z awarii KSeF bez numeru na dzień złożenia ewidencji | Gdy dokument powstał w trybie awaryjnym z art. 106nf | Nie, po uzyskaniu numeru KSeF nie trzeba korygować ewidencji |
| BFK | Fakturę elektroniczną lub papierową wystawioną poza KSeF | Gdy dokument nie był wystawiany przez KSeF, także przy awarii całkowitej | Nie, bo dokument od początku jest poza KSeF |
| DI | Dowód inny niż faktura oraz część faktur offline24 i przy niedostępności systemu bez numeru | Gdy dokument nie pasuje do OFF ani BFK, a numer KSeF nie był jeszcze nadany | Tak, jeśli chodzi o fakturę z offline24 lub niedostępności systemu po otrzymaniu numeru |
W nowej strukturze JPK_VAT z deklaracją numer KSeF dotyczy zarówno strony sprzedaży, jak i zakupu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia też, że NrKSeF wpisuje się tylko wtedy, gdy numer istnieje na dzień złożenia ewidencji, a dla dokumentów wystawionych w trybie offline24, awarii albo niedostępności systemu liczy się stan na moment wysyłki pliku. To oznacza, że sam brak numeru nie przesądza jeszcze o DI, bo najpierw trzeba sprawdzić, czy dokument nie mieści się w OFF albo BFK.
Uwaga: DI nie jest „zapasowym” oznaczeniem na każdy problem z dokumentem. Jeśli faktura ma już numer KSeF, używa się NrKSeF; jeśli dokument jest zwykłą fakturą poza KSeF, używa się BFK; jeśli to awaria KSeF, zwykle wchodzi OFF.
Taką logikę warto od razu wdrożyć w systemie księgowym, bo ręczne poprawki najczęściej pojawiają się właśnie przy przejściu między trybem normalnym a awaryjnym. W praktyce dobrze działa prosta zasada: najpierw rodzaj dokumentu, potem status KSeF, na końcu wybór oznaczenia. Dzięki temu nie miesza się ze sobą dokumentów, które od początku są poza KSeF, z dokumentami, które dopiero czekają na numer identyfikujący.
Jak poprawnie ująć DI w praktyce?
Najmniej błędów powstaje wtedy, gdy dokument jest klasyfikowany w trzech krokach. Najpierw trzeba ustalić, czy w ogóle jest to faktura w logice KSeF. Potem sprawdza się, czy w dniu złożenia JPK dokument ma już numer KSeF. Dopiero na końcu wybiera się między NrKSeF, OFF, BFK i DI.
Sprawdź, czy dokument ma być fakturą w KSeF
Jeżeli dokument został wystawiony jako zwykła faktura elektroniczna albo papierowa poza systemem, najczęściej wpada do BFK. Jeżeli powstał w awarii KSeF, wchodzi OFF. Jeżeli jednak dokument jest inny niż faktura, a jednocześnie musi trafić do ewidencji VAT, wtedy pojawia się DI. To właśnie ta kolejność rozróżnia poprawne księgowanie od automatycznego „wrzucania wszystkiego do jednego worka”.
Sprawdź status numeru w dniu złożenia ewidencji
Aktualne zasady mówią wprost, że NrKSeF uzupełnia się wtedy, gdy numer jest już nadany na dzień złożenia JPK. Tak opisuje to także oficjalna strona KSeF. Jeśli numer pojawia się później, nie znaczy to automatycznie, że trzeba zmieniać cały plik. Znaczenie ma to, jaki status dokument miał dokładnie w momencie wysyłki ewidencji.
Warto też pamiętać, że nowa struktura działa równolegle po stronie sprzedażowej i zakupowej. W obu przypadkach mechanizm jest podobny: jeśli numer KSeF już istnieje, wpisuje się numer; jeśli nie, trzeba sprawdzić, czy dokument kwalifikuje się do OFF, BFK albo DI. Taki układ ogranicza rozbieżności między księgowością, sprzedażą i systemem fakturowania.
Zdecyduj, czy później potrzebna jest korekta
Tu najważniejsze jest rozróżnienie między OFF i DI. Dla faktury z awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze numeru, Ministerstwo Finansów wskazuje, że po późniejszym nadaniu numeru nie trzeba poprawiać samej ewidencji. Przy DI sytuacja jest inna: jeśli oznaczenie zostało użyte dla faktury z trybu offline24 albo z niedostępności systemu, a potem pojawił się numer KSeF, oznaczenie trzeba skorygować i wpisać nadany numer.
- Dzień 20 - wystawienie faktury w trybie offline24, bez jeszcze nadanego numeru KSeF.
- Dzień 25 - wysyłka JPK_VAT z deklaracją, dokument ma status bez numeru, więc w ewidencji pojawia się DI.
- Dzień 26 - numer KSeF zostaje przydzielony i przy kolejnej korekcie dokument otrzymuje właściwy identyfikator.
Ten prosty przykład pokazuje, dlaczego data złożenia JPK ma znaczenie większe niż sama data wystawienia dokumentu. W trybach awaryjnych i przejściowych nie chodzi o „ukrycie” dokumentu, tylko o wpisanie go do ewidencji w taki sposób, by po stronie urzędu było jasne, jaki był jego stan techniczny w momencie raportowania. Dokładnie o to chodzi w nowych wytycznych do JPK i KSeF.
W praktyce: Jeśli system księgowy potrafi pobierać dane z KSeF automatycznie, liczba błędów przy DI spada wyraźnie. Tam, gdzie nadal pracuje się ręcznie, najlepiej rozdzielić status dokumentu od samego numeru faktury.
Znaczenie ma też etapowe wejście obowiązku KSeF. Oficjalne zasady przewidują różne momenty startu obowiązku dla dużych podatników i dla pozostałych, a przy niższej sprzedaży miesięcznej pojawia się czasowe odroczenie do końca roku. To sprawia, że w jednej firmie mogą się jednocześnie pojawiać faktury z KSeF, faktury poza KSeF i dokumenty przejściowe, które trzeba rozpoznać właśnie przez pryzmat DI, OFF albo BFK.
Jakie błędy najczęściej prowadzą do korekty?
Najczęstsze pomyłki wynikają z mieszania DI z innymi oznaczeniami KSeF. Kiedy dokument ma inną funkcję niż faktura, łatwo automatycznie przypisać mu DI, choć w ewidencji powinien trafić pod inne pole. Z kolei przy fakturach wystawianych poza KSeF część osób wpisuje DI zamiast BFK, bo widzi tylko brak numeru i nie sprawdza źródła dokumentu. To pierwszy sygnał, że potrzebny jest prosty, konsekwentny proces weryfikacji.
DI to nie to samo co WEW
W praktyce największe zamieszanie pojawia się między dokumentem wewnętrznym a oznaczeniem KSeF. WEW opisuje typ dokumentu ewidencyjnego, a DI opisuje status dokumentu w logice KSeF. Jeżeli dokument jest wewnętrzny, nie oznacza to automatycznie, że ma dostać DI. Trzeba najpierw sprawdzić, w jakim polu w ogóle powinien zostać ujęty.
DI to nie OFF
OFF jest zarezerwowane dla faktury wystawionej w trybie awarii KSeF. Jeśli taka faktura nie ma jeszcze numeru w dniu złożenia ewidencji, to właśnie OFF porządkuje jej status. Przypisanie DI zamiast OFF może wyglądać niewinnie, ale w praktyce zaburza logikę całego pliku. Oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów wskazują też, że dla OFF po późniejszym nadaniu numeru nie ma obowiązku poprawiania ewidencji wyłącznie po to, by dopisać numer.
DI to nie BFK
BFK obejmuje faktury elektroniczne i papierowe wystawione poza KSeF, w tym dokumenty dla konsumentów oraz faktury wystawione przed pełnym obowiązkiem korzystania z systemu. To nie jest „błąd bez numeru”, tylko odrębny model dokumentowania sprzedaży. Jeśli w takiej sytuacji wpisze się DI, ewidencja zaczyna udawać dokument, którego w rzeczywistości nie ma. Dla księgowości i dla kontroli to zupełnie inny problem niż zwykły brak numeru.
Polskie realia są etapowe
Obecnie nie wszystkie firmy pracują na tych samych zasadach w tym samym dniu, bo obowiązek KSeF wchodzi stopniowo. Według oficjalnych informacji najpierw obejmuje podatników z bardzo dużą sprzedażą, później pozostałych, a przy niższych obrotach miesięcznych działa jeszcze czasowe odroczenie. To właśnie dlatego w Polsce przez pewien czas obok siebie funkcjonują dokumenty z numerem KSeF, dokumenty poza KSeF i przypadki przejściowe, które najczęściej lądują pod DI.
W wyjaśnieniach do rozporządzeń wykonawczych Ministerstwo Finansów podkreśla też, że nie trzeba automatycznie korygować ewidencji tylko po to, by dopisać numer KSeF, z wyjątkiem określonych przypadków sprzedażowych z trybu offline24, gdy numer pojawia się dopiero po złożeniu JPK. To bardzo ważne rozróżnienie, bo właśnie tutaj najczęściej rodzi się niepotrzebna nadaktywność w korektach. Zbyt szybkie poprawianie pliku bywa równie kłopotliwe jak jego brak.
Uwaga: Korekta nie zawsze oznacza błąd merytoryczny. Czasem jest tylko technicznym domknięciem dokumentu, gdy numer KSeF pojawia się później niż sama ewidencja.
W praktyce pomaga prosty nawyk: przed wysyłką pliku warto sprawdzić trzy rzeczy jednocześnie, czyli rodzaj dokumentu, jego miejsce względem KSeF oraz to, czy numer istnieje już w chwili raportowania. Tam, gdzie system księgowy współpracuje z KSeF, część tej pracy wykonuje się automatycznie, co ogranicza liczbę pomyłek. Tam, gdzie proces jest ręczny, najlepiej opierać się na jednej jasnej regule i nie szukać „skrótów” między OFF, BFK i DI.
Najbezpieczniejsza zasada brzmi prosto: jeśli dokument ma numer KSeF w dniu złożenia ewidencji, wpisz NrKSeF; jeśli to faktura z awarii KSeF, użyj OFF; jeśli to faktura poza KSeF, wybierz BFK; a DI zostaw dla dokumentów innych niż faktura i dla szczególnych przypadków offline24 albo niedostępności systemu bez numeru.
